{"id":3155,"date":"2024-11-27T14:46:00","date_gmt":"2024-11-27T19:46:00","guid":{"rendered":"https:\/\/live-coto.pantheonsite.io\/?post_type=resource&#038;p=3155"},"modified":"2025-01-09T15:43:12","modified_gmt":"2025-01-09T20:43:12","slug":"normes-de-tenue-des-dossiers-2023","status":"publish","type":"resource","link":"https:\/\/www.coto.org\/resources\/standard-for-record-keeping-2023\/normes-de-tenue-des-dossiers-2023\/","title":{"rendered":"Normes de tenue des dossiers, 2023"},"content":{"rendered":"\n\n<div class=\"content-section-block has-fade-in-up is-collapsible is-collapsed align wp-block-acf-content-section\" id=\"section-normes-de-tenue-des-dossiers\">\n    <div class=\"section-header section-header-toggleable\">\n        <h2>Normes de tenue des dossiers<\/h2>\n                <button class=\"section-toggle\" aria-expanded=\"false\" aria-live=\"polite\">\n            <span class=\"toggle-icon\"><i class=\"far fa-angle-down\" aria-hidden=\"true\"><\/i><\/span>\n        <\/button>\n            <\/div>\n\n    <div class=\"content-section\" aria-hidden=\"true\">\n        <div class=\"acf-innerblocks-container\">\n\n<p>Les dossiers des ergoth\u00e9rapeutes sont des documents l\u00e9gaux utilis\u00e9s pour documenter officiellement tous les services d\u2019ergoth\u00e9rapie fournis. Ils indiquent:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Comment les ergoth\u00e9rapeutes surveillent l\u2019\u00e9tat de sant\u00e9 de leurs clients<\/li>\n\n\n\n<li>Les processus d\u2019obtention du consentement et d\u2019\u00e9valuation<\/li>\n\n\n\n<li>Les analyses professionnelles et les interventions r\u00e9alis\u00e9es<\/li>\n\n\n\n<li>La r\u00e9troaction, les plans d\u2019intervention et les r\u00e9sultats des clients<\/li>\n\n\n\n<li>Tout \u00e9v\u00e9nement d\u2019importance clinique<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Les dossiers sont un m\u00e9canisme pour communiquer des renseignements sur la sant\u00e9 aux clients et autres professionnels, partenaires et parties int\u00e9ress\u00e9es. Ils favorisent une collaboration interprofessionnelle et la continuit\u00e9 des soins. Le dossier d\u2019un client d\u00e9montre la prestation de services d\u2019ergoth\u00e9rapie s\u00e9curitaires, \u00e9thiques et efficaces.<\/p>\n\n\n\n<p>En plus de se conformer aux pr\u00e9sentes normes de tenue des dossiers, les ergoth\u00e9rapeutes doivent remplir et conserver les dossiers selon les lois applicables sur la protection de la vie priv\u00e9e et les politiques et proc\u00e9dures de leur organisme.<\/p>\n\n\n\n<p>Les ergoth\u00e9rapeutes travaillant en milieu clinique et non clinique ont des responsabilit\u00e9s concernant la tenue des dossiers pour g\u00e9rer l\u2019information de fa\u00e7on appropri\u00e9e et communiquer efficacement. Dans les milieux non cliniques, les besoins en documentation varient pour les ergoth\u00e9rapeutes et seuls certains indicateurs de tenue des dossiers peuvent s\u2019appliquer.<\/p>\n\n\n\n<p><em>On s\u2019attend \u00e0 ce que les ergoth\u00e9rapeutes puissent:<\/em><\/p>\n\n<\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<div class=\"content-section-block has-fade-in-up  align wp-block-acf-content-section\" id=\"section-1-faire-attention-a-la-formulation-des-notes\">\n    <div class=\"section-header \">\n        <h2>1. Faire attention \u00e0 la formulation des notes<\/h2>\n            <\/div>\n\n    <div class=\"content-section\" aria-hidden=\"false\">\n        <div class=\"acf-innerblocks-container\">\n\n<div class=\"labeled-list\">\n        <div class=\"labeled-list-inner\">\n\n<div class=\"labeled-list-item\">\n    <div class=\"labeled-list-item-label\">\n        <h3>1.1<\/h3>\n    <\/div>\n    <div class=\"labeled-list-item-inner\">\n\n<p>Lors de l\u2019inscription de notes dans le dossier d\u2019un client, s\u2019assurer que toute l\u2019information est v\u00e9ridique et exacte; consid\u00e9rer les subtilit\u00e9s de ce qui est dit et non dit, et la fa\u00e7on dont l\u2019information est formul\u00e9e \u2013 l\u2019ergoth\u00e9rapeute devrait r\u00e9fl\u00e9chir \u00e0 sa propre position sociale et s\u2019abstenir de formuler des commentaires biais\u00e9s dans les notes<\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n\n<div class=\"labeled-list-item\">\n    <div class=\"labeled-list-item-label\">\n        <h3>1.2<\/h3>\n    <\/div>\n    <div class=\"labeled-list-item-inner\">\n\n<p>Songer \u00e0 la fa\u00e7on dont les renseignements dans les dossiers seront re\u00e7us par les clients et d\u2019autres personnes qui les liront \u2013 par exemple, le ton est diff\u00e9rent si on dit qu\u2019un client a \u00ab refus\u00e9 \u00bb ou a \u00ab d\u00e9clin\u00e9 \u00bb une partie d\u2019un service<\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n\n<div class=\"labeled-list-item\">\n    <div class=\"labeled-list-item-label\">\n        <h3>1.3<\/h3>\n    <\/div>\n    <div class=\"labeled-list-item-inner\">\n\n<p>Faire preuve de respect dans la tenue de toutes les parties du dossier et utiliser un langage professionnel qui fait preuve de respect et de sensibilit\u00e9 culturelle<\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<div class=\"content-section-block has-fade-in-up  align wp-block-acf-content-section\" id=\"section-2-satisfaire-les-exigences-administratives\">\n    <div class=\"section-header \">\n        <h2>2. Satisfaire les exigences administratives<\/h2>\n            <\/div>\n\n    <div class=\"content-section\" aria-hidden=\"false\">\n        <div class=\"acf-innerblocks-container\">\n\n<div class=\"labeled-list\">\n        <div class=\"labeled-list-inner\">\n\n<div class=\"labeled-list-item\">\n    <div class=\"labeled-list-item-label\">\n        <h3>2.1<\/h3>\n    <\/div>\n    <div class=\"labeled-list-item-inner\">\n\n<p>Adopter un processus de tenue des dossiers qui permet d\u2019appliquer les normes de fa\u00e7on uniforme<br><\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n\n<div class=\"labeled-list-item\">\n    <div class=\"labeled-list-item-label\">\n        <h3>2.2<\/h3>\n    <\/div>\n    <div class=\"labeled-list-item-inner\">\n\n<p>Dater et signer chaque entr\u00e9e au dossier<br><\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n\n<div class=\"labeled-list-item\">\n    <div class=\"labeled-list-item-label\">\n        <h3>2.3<\/h3>\n    <\/div>\n    <div class=\"labeled-list-item-inner\">\n\n<p>Indiquer la dur\u00e9e des services fournis<br><\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n\n<div class=\"labeled-list-item\">\n    <div class=\"labeled-list-item-label\">\n        <h3>2.4<\/h3>\n    <\/div>\n    <div class=\"labeled-list-item-inner\">\n\n<p>Tenir des dossiers exacts et complets, bien organis\u00e9s, lisibles et soit en anglais ou en fran\u00e7ais<br><\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n\n<div class=\"labeled-list-item\">\n    <div class=\"labeled-list-item-label\">\n        <h3>2.5<\/h3>\n    <\/div>\n    <div class=\"labeled-list-item-inner\">\n\n<p>Expliquer les abr\u00e9viations utilis\u00e9es dans une note ou renvoyer le lecteur \u00e0 une liste de termes et d\u2019abr\u00e9viations expliqu\u00e9s<br><\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n\n<div class=\"labeled-list-item\">\n    <div class=\"labeled-list-item-label\">\n        <h3>2.6<\/h3>\n    <\/div>\n    <div class=\"labeled-list-item-inner\">\n\n<p>Remplir les dossiers en temps opportun, selon les besoins cliniques et les exigences de l\u2019organisme<br><\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n\n<div class=\"labeled-list-item\">\n    <div class=\"labeled-list-item-label\">\n        <h3>2.7<\/h3>\n    <\/div>\n    <div class=\"labeled-list-item-inner\">\n\n<p>\u00c0 la demande d\u2019un client, ou lorsque la loi l\u2019exige, donner acc\u00e8s au dossier du client ou au processus pour l\u2019obtenir<br><\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n\n<div class=\"labeled-list-item\">\n    <div class=\"labeled-list-item-label\">\n        <h3>2.8<\/h3>\n    <\/div>\n    <div class=\"labeled-list-item-inner\">\n\n<p>Retain all data that was used to inform clinical decisions but cannot be included or summarized in the record. Note the loConserver toutes les donn\u00e9es qui ont servi \u00e0 \u00e9clairer les d\u00e9cisions cliniques, mais qui ne peuvent \u00eatre incluses ou r\u00e9sum\u00e9es dans le dossier. Noter l\u2019emplacement de ces donn\u00e9es (comme des formulaires d\u2019\u00e9valuation standardis\u00e9s en format papier) \u2013 lors de la conversion des donn\u00e9es dans un format \u00e9lectronique, s\u2019assurer que l\u2019int\u00e9grit\u00e9 des donn\u00e9es est maintenue<\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n\n<div class=\"labeled-list-item\">\n    <div class=\"labeled-list-item-label\">\n        <h3>2.9<\/h3>\n    <\/div>\n    <div class=\"labeled-list-item-inner\">\n\n<p>Si l\u2019information recueillie rel\u00e8ve de la<em>&nbsp;Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la sant\u00e9<\/em>&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ol style=\"list-style-type:lower-alpha\" class=\"wp-block-list\">\n<li>\u00c9laborer et se conformer \u00e0 des politiques et des proc\u00e9dures pour g\u00e9rer l\u2019information \u00e0 acc\u00e8s limit\u00e9<\/li>\n\n\n\n<li>Si l\u2019ergoth\u00e9rapeute est un d\u00e9positaire de renseignements sur la sant\u00e9, avoir un plan de secours en cas d\u2019\u00e9v\u00e9nement impr\u00e9vu pour s\u2019assurer que les clients continuent d\u2019avoir acc\u00e8s \u00e0 leurs dossiers<\/li>\n<\/ol>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<div class=\"content-section-block has-fade-in-up  align wp-block-acf-content-section\" id=\"section-3-connaitre-les-details-qui-doivent-etre-documentes\">\n    <div class=\"section-header \">\n        <h2>3. Conna\u00eetre les d\u00e9tails qui doivent \u00eatre document\u00e9s<\/h2>\n            <\/div>\n\n    <div class=\"content-section\" aria-hidden=\"false\">\n        <div class=\"acf-innerblocks-container\">\n\n<div class=\"labeled-list\">\n        <div class=\"labeled-list-inner\">\n\n<div class=\"labeled-list-item\">\n    <div class=\"labeled-list-item-label\">\n        <h3>3.1<\/h3>\n    <\/div>\n    <div class=\"labeled-list-item-inner\">\n\n<p>Documenter les renseignements permettant d\u2019identifier le client et les d\u00e9tails de la demande de services (par exemple la source et la raison); confirmer l\u2019identit\u00e9 du client et l\u2019exactitude des renseignements fournis<\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n\n<div class=\"labeled-list-item\">\n    <div class=\"labeled-list-item-label\">\n        <h3>3.2<\/h3>\n    <\/div>\n    <div class=\"labeled-list-item-inner\">\n\n<p>Inclure le consentement initial et continu du client ou de son mandataire sp\u00e9cial<\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n\n<div class=\"labeled-list-item\">\n    <div class=\"labeled-list-item-label\">\n        <h3>3.3<\/h3>\n    <\/div>\n    <div class=\"labeled-list-item-inner\">\n\n<p>Documenter tous les r\u00e9sultats, les interventions, les rapports et les d\u00e9tails des services; documenter la r\u00e9troaction des clients et d\u2019autres personnes (obtenue avec le consentement du client) qui a une importance clinique<\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n\n<div class=\"labeled-list-item\">\n    <div class=\"labeled-list-item-label\">\n        <h3>3.4<\/h3>\n    <\/div>\n    <div class=\"labeled-list-item-inner\">\n\n<p>Documenter l\u2019information clinique pertinente concernant la th\u00e9rapie de groupe \u00e0 laquelle participe le client (par exemple les objectifs formul\u00e9s, les perspectives du client et tout \u00e9v\u00e9nement ind\u00e9sirable); inscrire les notes dans le dossier du client ou le dossier du groupe, notamment la raison d\u2019\u00eatre du groupe, la dur\u00e9e des s\u00e9ances, les pr\u00e9sences et les ressources fournies<\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n\n<div class=\"labeled-list-item\">\n    <div class=\"labeled-list-item-label\">\n        <h3>3.5<\/h3>\n    <\/div>\n    <div class=\"labeled-list-item-inner\">\n\n<p>Identifier les t\u00e2ches qui ont \u00e9t\u00e9 affect\u00e9es \u00e0 d\u2019autres personnes (comme des aides-ergoth\u00e9rapeutes ou des \u00e9tudiants) et confirmer que le consentement du client a \u00e9t\u00e9 obtenu; inclure dans le dossier le nom et le titre de la personne qui a re\u00e7u l\u2019affectation si cela est connu, et pr\u00e9ciser le protocole du milieu de travail qui a \u00e9t\u00e9 suivi pour affecter une t\u00e2che<\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n\n<div class=\"labeled-list-item\">\n    <div class=\"labeled-list-item-label\">\n        <h3>3.6<\/h3>\n    <\/div>\n    <div class=\"labeled-list-item-inner\">\n\n<p>Si un acte autoris\u00e9 est d\u00e9l\u00e9gu\u00e9 \u00e0 l\u2019ergoth\u00e9rapeute, documenter la d\u00e9l\u00e9gation et les d\u00e9tails connexes (pr\u00e9ciser les directives ou ordonnances m\u00e9dicales suivies, l\u2019acceptation de la d\u00e9l\u00e9gation et les r\u00e9sultats)<\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n\n<div class=\"labeled-list-item\">\n    <div class=\"labeled-list-item-label\">\n        <h3>3.7<\/h3>\n    <\/div>\n    <div class=\"labeled-list-item-inner\">\n\n<p>Inclure dans le dossier tous les d\u00e9tails pertinents lorsque les services sont transf\u00e9r\u00e9s ou se terminent (par exemple, l\u2019\u00e9tat et les commentaires du client, le transfert de la responsabilit\u00e9, les ressources fournies ainsi que les recommandations et les demandes de services)<\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<div class=\"content-section-block has-fade-in-up  align wp-block-acf-content-section\" id=\"section-4-apposer-correctement-les-signatures-et-designations\">\n    <div class=\"section-header \">\n        <h2>4. Apposer correctement les signatures et d\u00e9signations<\/h2>\n            <\/div>\n\n    <div class=\"content-section\" aria-hidden=\"false\">\n        <div class=\"acf-innerblocks-container\">\n\n<div class=\"labeled-list\">\n        <div class=\"labeled-list-inner\">\n\n<div class=\"labeled-list-item\">\n    <div class=\"labeled-list-item-label\">\n        <h3>4.1<\/h3>\n    <\/div>\n    <div class=\"labeled-list-item-inner\">\n\n<p>Apposer une signature pour chaque entr\u00e9e apr\u00e8s avoir v\u00e9rifi\u00e9 que l\u2019information est exacte et compl\u00e8te \u2013 la signature doit comprendre la d\u00e9signation de l\u2019auteur et son nom au complet ou l\u2019initiale de son pr\u00e9nom et son nom de famille au complet, ou ses initiales, si le nom au complet est indiqu\u00e9 ailleurs ou est facilement accessible<\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n\n<div class=\"labeled-list-item\">\n    <div class=\"labeled-list-item-label\">\n        <h3>4.2<\/h3>\n    <\/div>\n    <div class=\"labeled-list-item-inner\">\n\n<p>Prendre des mesures pour assurer la s\u00e9curit\u00e9 de toutes les signatures, y compris les signatures num\u00e9riques<\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n\n<div class=\"labeled-list-item\">\n    <div class=\"labeled-list-item-label\">\n        <h3>4.3<\/h3>\n    <\/div>\n    <div class=\"labeled-list-item-inner\">\n\n<p>Lorsque des r\u00f4les et des responsabilit\u00e9s sont partag\u00e9s avec d\u2019autres professionnels ou se chevauchent et que des rapports combin\u00e9s sont cr\u00e9\u00e9s, identifier la partie du rapport pour laquelle l\u2019ergoth\u00e9rapeute est responsable \u2013 si la d\u00e9limitation n\u2019est pas claire, l\u2019ergoth\u00e9rapeute est responsable du rapport complet<\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n\n<div class=\"labeled-list-item\">\n    <div class=\"labeled-list-item-label\">\n        <h3>4.4<\/h3>\n    <\/div>\n    <div class=\"labeled-list-item-inner\">\n\n<p>Examiner les dossiers tenus par les aides-ergoth\u00e9rapeutes pour s\u2019assurer que l\u2019information est exacte et que le processus se conforme aux normes de l\u2019Ordre et aux politiques du lieu de travail; documenter cet examen<\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n\n<div class=\"labeled-list-item\">\n    <div class=\"labeled-list-item-label\">\n        <h3>4.5<\/h3>\n    <\/div>\n    <div class=\"labeled-list-item-inner\">\n\n<p>Lorsque l\u2019ergoth\u00e9rapeute doit cosigner un dossier rempli par un \u00e9tudiant, s\u2019assurer que toutes les entr\u00e9es et signatures sont exactes et compl\u00e8tes<\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<div class=\"content-section-block has-fade-in-up  align wp-block-acf-content-section\" id=\"section-5-utiliser-des-systemes-acceptables\">\n    <div class=\"section-header \">\n        <h2>5. Utiliser des syst\u00e8mes acceptables<\/h2>\n            <\/div>\n\n    <div class=\"content-section\" aria-hidden=\"false\">\n        <div class=\"acf-innerblocks-container\">\n\n<div class=\"labeled-list\">\n        <div class=\"labeled-list-inner\">\n\n<div class=\"labeled-list-item\">\n    <div class=\"labeled-list-item-label\">\n        <h3>5.1<\/h3>\n    <\/div>\n    <div class=\"labeled-list-item-inner\">\n\n<p>S\u2019assurer que tout syst\u00e8me num\u00e9rique ou sur papier utilis\u00e9 pour cr\u00e9er et maintenir des dossiers cliniques permet ce qui suit :<\/p>\n\n\n\n<ol style=\"list-style-type:lower-alpha\" class=\"wp-block-list\">\n<li>Acc\u00e9der aux dossiers en utilisant le nom du client et un identifiant unique (comme la date de naissance)<\/li>\n\n\n\n<li>Produire une copie de tout dossier en temps opportun, sur papier ou par mode num\u00e9rique s\u00e9curis\u00e9<\/li>\n\n\n\n<li>Permettre \u00e0 plus d\u2019un auteur ou contributeur d\u2019apposer sa signature, le cas \u00e9ch\u00e9ant<\/li>\n\n\n\n<li>Permettre une v\u00e9rification r\u00e9trospective qui indique la date de chaque entr\u00e9e, l\u2019identit\u00e9 de l\u2019auteur et toute modification apport\u00e9e au dossier, tout en pr\u00e9servant le contenu original<\/li>\n\n\n\n<li>Prot\u00e9ger contre tout acc\u00e8s non autoris\u00e9<\/li>\n\n\n\n<li>Sauvegarder les dossiers num\u00e9riques et permettre leur r\u00e9cup\u00e9ration<\/li>\n<\/ol>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<div class=\"content-section-block has-fade-in-up  align wp-block-acf-content-section\" id=\"section-6-gerer-de-facon-appropriee-les-modifications-apportees-a-un-dossier\">\n    <div class=\"section-header \">\n        <h2>6. G\u00e9rer de fa\u00e7on appropri\u00e9e les modifications apport\u00e9es \u00e0 un dossier<\/h2>\n            <\/div>\n\n    <div class=\"content-section\" aria-hidden=\"false\">\n        <div class=\"acf-innerblocks-container\">\n\n<div class=\"labeled-list\">\n        <div class=\"labeled-list-inner\">\n\n<div class=\"labeled-list-item\">\n    <div class=\"labeled-list-item-label\">\n        <h3>6.1<\/h3>\n    <\/div>\n    <div class=\"labeled-list-item-inner\">\n\n<p>R\u00e9pondre en temps opportun \u00e0 une demande de modification d\u2019un dossier \u2013 les clients peuvent demander verbalement ou par \u00e9crit que des changements soient apport\u00e9s \u00e0 un dossier; l\u2019ergoth\u00e9rapeute a 30 jours pour r\u00e9pondre \u00e0 une telle demande et on s\u2019attend \u00e0 ce que l\u2019ergoth\u00e9rapeute corrige les erreurs factuelles mais il n\u2019a pas \u00e0 changer d\u2019opinion professionnelle<\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n\n<div class=\"labeled-list-item\">\n    <div class=\"labeled-list-item-label\">\n        <h3>6.2<\/h3>\n    <\/div>\n    <div class=\"labeled-list-item-inner\">\n\n<p>Lorsqu\u2019un dossier doit \u00eatre modifi\u00e9 en raison d\u2019erreurs, d\u2019ajouts ou d\u2019omissions :<\/p>\n\n\n\n<ol style=\"list-style-type:lower-alpha\" class=\"wp-block-list\">\n<li>Conserver toutes les entr\u00e9es originales ou faire une v\u00e9rification r\u00e9trospective des changements<\/li>\n\n\n\n<li>Identifier, dater et signer ou initialiser les changements \u2013 ceci est fait par l\u2019ergoth\u00e9rapeute qui a inscrit l\u2019entr\u00e9e originale ou la personne au sein de l\u2019organisme qui est pr\u00e9sentement responsable du dossier<\/li>\n\n\n\n<li>Utiliser un addendum (note suppl\u00e9mentaire) pour modifier un document apr\u00e8s sa distribution; l\u2019addendum indique la raison des changements apport\u00e9s \u2013 envoyer un exemplaire de l\u2019addendum \u00e0 toutes les personnes qui ont re\u00e7u le document original<\/li>\n<\/ol>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<div class=\"content-section-block has-fade-in-up  align wp-block-acf-content-section\" id=\"section-7-entreposer-de-facon-securitaire-linformation-personnelle-et-les-renseignements-personnels-sur-la-sante-des-clients\">\n    <div class=\"section-header \">\n        <h2>7. Entreposer de fa\u00e7on s\u00e9curitaire l\u2019information personnelle et les renseignements personnels sur la sant\u00e9 des clients<\/h2>\n            <\/div>\n\n    <div class=\"content-section\" aria-hidden=\"false\">\n        <div class=\"acf-innerblocks-container\">\n\n<div class=\"labeled-list\">\n        <div class=\"labeled-list-inner\">\n\n<div class=\"labeled-list-item\">\n    <div class=\"labeled-list-item-label\">\n        <h3>7.1<\/h3>\n    <\/div>\n    <div class=\"labeled-list-item-inner\">\n\n<p>Utiliser des mesures de contr\u00f4le pour entreposer les dossiers en toute s\u00e9curit\u00e9 (comme des classeurs verrouill\u00e9s, un acc\u00e8s limit\u00e9 au bureau, un protocole de fermeture de session apr\u00e8s utilisation et des mots de passe s\u00e9curis\u00e9s)<\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n\n<div class=\"labeled-list-item\">\n    <div class=\"labeled-list-item-label\">\n        <h3>7.2<\/h3>\n    <\/div>\n    <div class=\"labeled-list-item-inner\">\n\n<p>Transporter ou voyager avec de l\u2019information personnelle et des renseignements personnels sur la sant\u00e9 seulement s\u2019ils sont essentiels \u00e0 la prestation des services \u2013 lorsque les dossiers et l\u2019information sont en transport, les emp\u00eacher d\u2019\u00eatre visible aux autres.<\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n\n<div class=\"labeled-list-item\">\n    <div class=\"labeled-list-item-label\">\n        <h3>7.3<\/h3>\n    <\/div>\n    <div class=\"labeled-list-item-inner\">\n\n<p>Entreposer les dossiers papier de fa\u00e7on s\u00e9curitaire et faire une sauvegarde des dossiers num\u00e9riques<\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n\n<div class=\"labeled-list-item\">\n    <div class=\"labeled-list-item-label\">\n        <h3>7.4<\/h3>\n    <\/div>\n    <div class=\"labeled-list-item-inner\">\n\n<p>Communiquer \u00e9lectroniquement l\u2019information des clients de fa\u00e7on s\u00e9curitaire et confidentielle (p. ex. utiliser un chiffrement\/cryptage de l\u2019information, des mots de passe, la d\u00e9personnalisation de l\u2019information et des r\u00e9seaux s\u00e9curis\u00e9s)<\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n\n<div class=\"labeled-list-item\">\n    <div class=\"labeled-list-item-label\">\n        <h3>7.5<\/h3>\n    <\/div>\n    <div class=\"labeled-list-item-inner\">\n\n<p>Adopter des mesures de s\u00e9curit\u00e9 physiques et techniques pour prot\u00e9ger la confidentialit\u00e9 de l\u2019information personnelle et des renseignements personnels sur la sant\u00e9 qui sont divulgu\u00e9s; ceci comprend les renseignements financiers recueillis pour la prestation des services \u2013 les mesures de s\u00e9curit\u00e9 peuvent comprendre :<\/p>\n\n\n\n<ol style=\"list-style-type:lower-alpha\" class=\"wp-block-list\">\n<li>Confirmer l\u2019adresse de courriel ou d\u2019autres coordonn\u00e9es du r\u00e9cipiendaire<\/li>\n\n\n\n<li>V\u00e9rifier p\u00e9riodiquement et au besoin effacer les num\u00e9ros pr\u00e9programm\u00e9s<\/li>\n\n\n\n<li>Utiliser des re\u00e7us de transmission ou un rep\u00e9rage du courrier<\/li>\n\n\n\n<li>Ajouter un \u00e9nonc\u00e9 de confidentialit\u00e9 sur les communications sortantes, notamment les courriels, les envois par t\u00e9l\u00e9copieur et les documents imprim\u00e9s<\/li>\n<\/ol>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<div class=\"content-section-block has-fade-in-up  align wp-block-acf-content-section\" id=\"section-8-traiter-tout-manquement-a-lobligation-de-confidentialite-ou-de-protection-de-la-vie-privee\">\n    <div class=\"section-header \">\n        <h2>8. Traiter tout manquement \u00e0 l\u2019obligation de confidentialit\u00e9 ou de protection de la vie priv\u00e9e<\/h2>\n            <\/div>\n\n    <div class=\"content-section\" aria-hidden=\"false\">\n        <div class=\"acf-innerblocks-container\">\n\n<div class=\"labeled-list\">\n        <div class=\"labeled-list-inner\">\n\n<div class=\"labeled-list-item\">\n    <div class=\"labeled-list-item-label\">\n        <h3>8.1<\/h3>\n    <\/div>\n    <div class=\"labeled-list-item-inner\">\n\n<p>\u00catre au courant des politiques et proc\u00e9dures du milieu de travail concernant la d\u00e9claration de manquements \u00e0 l\u2019obligation de confidentialit\u00e9 ou de protection de la vie priv\u00e9e<\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n\n<div class=\"labeled-list-item\">\n    <div class=\"labeled-list-item-label\">\n        <h3>8.2<\/h3>\n    <\/div>\n    <div class=\"labeled-list-item-inner\">\n\n<p>Si l\u2019ergoth\u00e9rapeute est responsable de l\u2019information personnelle et des renseignements personnels sur la sant\u00e9 de ses clients, s\u2019assurer qu\u2019il y a des politiques et des proc\u00e9dures en place pour g\u00e9rer et surveiller les manquements<\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n\n<div class=\"labeled-list-item\">\n    <div class=\"labeled-list-item-label\">\n        <h3>8.3<\/h3>\n    <\/div>\n    <div class=\"labeled-list-item-inner\">\n\n<p>Si de l\u2019information personnelle ou des renseignements personnels sur la sant\u00e9 ont \u00e9t\u00e9 perdus, vol\u00e9s, divulgu\u00e9s \u00e0 des personnes non autoris\u00e9es ou obtenus sans autorisation, faire tous les efforts raisonnables pour aviser toutes les personnes impliqu\u00e9es<\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n\n<div class=\"labeled-list-item\">\n    <div class=\"labeled-list-item-label\">\n        <h3>8.4<\/h3>\n    <\/div>\n    <div class=\"labeled-list-item-inner\">\n\n<p>Signaler tout manquement \u00e0 l\u2019obligation de garder les renseignements sur la sant\u00e9 d\u2019un client confidentiels, tel que requis, soit \u00e0 l\u2019employeur ou au commissaire \u00e0 la protection de la vie priv\u00e9e<\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<div class=\"content-section-block has-fade-in-up  align wp-block-acf-content-section\" id=\"section-9-documenter-de-facon-appropriee-les-transactions-financieres\">\n    <div class=\"section-header \">\n        <h2>9. Documenter de fa\u00e7on appropri\u00e9e les transactions financi\u00e8res<\/h2>\n            <\/div>\n\n    <div class=\"content-section\" aria-hidden=\"false\">\n        <div class=\"acf-innerblocks-container\">\n\n<div class=\"labeled-list\">\n        <div class=\"labeled-list-inner\">\n\n<div class=\"labeled-list-item\">\n    <div class=\"labeled-list-item-label\">\n        <h3>9.1<\/h3>\n    <\/div>\n    <div class=\"labeled-list-item-inner\">\n\n<p>S\u2019assurer que tous les dossiers de facturation et de paiement sont clairs et comprennent ce qui suit :<\/p>\n\n\n\n<ol style=\"list-style-type:lower-alpha\" class=\"wp-block-list\">\n<li>Nom complet et d\u00e9signation des fournisseurs de services ou produits<\/li>\n\n\n\n<li>Nom complet du client \u00e0 qui les services ou produits ont \u00e9t\u00e9 fournis<\/li>\n\n\n\n<li>Nom complet et adresse de tous les tiers \u00e0 qui des frais ont \u00e9t\u00e9 charg\u00e9s<\/li>\n\n\n\n<li>Articles vendus ou services fournis<\/li>\n\n\n\n<li>Date des services ou des achats<\/li>\n\n\n\n<li>Co\u00fbts des services ou produits<\/li>\n\n\n\n<li>Mode de paiement<\/li>\n\n\n\n<li>Facture ou re\u00e7u du paiement<\/li>\n\n\n\n<li>Description de tout \u00e9cart de prix pour les services (comme une r\u00e9duction du co\u00fbt)<\/li>\n<\/ol>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n\n<div class=\"labeled-list-item\">\n    <div class=\"labeled-list-item-label\">\n        <h3>9.2<\/h3>\n    <\/div>\n    <div class=\"labeled-list-item-inner\">\n\n<p>Garder l\u2019information financi\u00e8re dans le dossier du client, ou indiquer o\u00f9 cette information est conserv\u00e9e de fa\u00e7on s\u00e9curitaire<\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<div class=\"content-section-block has-fade-in-up  align wp-block-acf-content-section\" id=\"section-10-tenir-des-dossiers-sur-lequipement-et-le-materiel\">\n    <div class=\"section-header \">\n        <h2>10. Tenir des dossiers sur l\u2019\u00e9quipement et le mat\u00e9riel<\/h2>\n            <\/div>\n\n    <div class=\"content-section\" aria-hidden=\"false\">\n        <div class=\"acf-innerblocks-container\">\n\n<div class=\"labeled-list\">\n        <div class=\"labeled-list-inner\">\n\n<div class=\"labeled-list-item\">\n    <div class=\"labeled-list-item-label\">\n        <h3>10.1<\/h3>\n    <\/div>\n    <div class=\"labeled-list-item-inner\">\n\n<p>Tenir une documentation pour montrer que l\u2019\u00e9quipement et le mat\u00e9riel utilis\u00e9s pour fournir des services d\u2019ergoth\u00e9rapie sont s\u00e9curitaires, propres et bien entretenus (comme les protocoles de st\u00e9rilisation et les rapports d\u2019inspection de routine)<\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n\n<div class=\"labeled-list-item\">\n    <div class=\"labeled-list-item-label\">\n        <h3>10.2<\/h3>\n    <\/div>\n    <div class=\"labeled-list-item-inner\">\n\n<p>Si l\u2019ergoth\u00e9rapeute n\u2019est pas directement responsable de s\u2019assurer que l\u2019\u00e9quipement poss\u00e8de des dossiers d\u2019entretien appropri\u00e9s, savoir o\u00f9 acc\u00e9der \u00e0 ces dossiers<\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n\n<div class=\"labeled-list-item\">\n    <div class=\"labeled-list-item-label\">\n        <h3>10.3<\/h3>\n    <\/div>\n    <div class=\"labeled-list-item-inner\">\n\n<p>Conserver les dossiers sur l\u2019\u00e9quipement et le mat\u00e9riel pendant au moins cinq ans \u00e0 partir de la date de la derni\u00e8re entr\u00e9e, m\u00eame si l\u2019\u00e9quipement ou le mat\u00e9riel est jet\u00e9<\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<div class=\"content-section-block has-fade-in-up  align wp-block-acf-content-section\" id=\"section-11-suivre-les-regles-pour-la-retention-et-la-destruction-de-dossiers\">\n    <div class=\"section-header \">\n        <h2>11. Suivre les r\u00e8gles pour la r\u00e9tention et la destruction de dossiers<\/h2>\n            <\/div>\n\n    <div class=\"content-section\" aria-hidden=\"false\">\n        <div class=\"acf-innerblocks-container\">\n\n<p><strong><strong>Les r\u00e8gles pour la r\u00e9tention et la destruction de dossiers varient selon les lois sur la protection de la vie priv\u00e9e qui s\u2019appliquent \u00e0 la pratique ou aux services d\u2019un ergoth\u00e9rapeute. Les dossiers peuvent comprendre des dossiers audiovisuels, multim\u00e9dias ou financiers.<\/strong><\/strong><\/p>\n\n\n\n<div class=\"labeled-list\">\n        <div class=\"labeled-list-inner\">\n\n<div class=\"labeled-list-item\">\n    <div class=\"labeled-list-item-label\">\n        <h3>11.1<\/h3>\n    <\/div>\n    <div class=\"labeled-list-item-inner\">\n\n<p>Conna\u00eetre les lois sur la protection de la vie priv\u00e9e applicables ainsi que les politiques de l\u2019organisme ou du lieu de travail concernant la r\u00e9tention et la destruction des dossiers; pour les dossiers qui rel\u00e8vent de la&nbsp;<em>Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la sant\u00e9&nbsp;<\/em>:<\/p>\n\n\n\n<ol style=\"list-style-type:lower-alpha\" class=\"wp-block-list\">\n<li>S\u2019assurer que les dossiers sont accessibles et conserv\u00e9s pendant au moins 10 ans apr\u00e8s la date de la derni\u00e8re entr\u00e9e; les dossiers p\u00e9diatriques doivent \u00eatre conserv\u00e9s 10 ans apr\u00e8s que le client a atteint (ou aurait atteint) l\u2019\u00e2ge de 18 ans<\/li>\n\n\n\n<li>Les dossiers doivent \u00eatre conserv\u00e9s plus de 10 ans s\u2019il y a un motif de croire que les renseignements sur la sant\u00e9 seront requis pour une raison valable (par exemple une proc\u00e9dure l\u00e9gale en instance)<\/li>\n\n\n\n<li>Respecter les exigences l\u00e9gales pour la destruction s\u00e9curitaire des dossiers<\/li>\n\n\n\n<li>Tenir une liste des dossiers qui ont \u00e9t\u00e9 d\u00e9truits avec les noms des clients et les dates; d\u00e9truire la liste apr\u00e8s 10 ans, sauf si l\u2019organisme ou la pratique a des politiques diff\u00e9rentes \u00e0 ce sujet<\/li>\n<\/ol>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<div class=\"content-section-block has-fade-in-up  align wp-block-acf-content-section\" id=\"section-documents-de-reference-de-lordre\">\n    <div class=\"section-header \">\n        <h2>Documents de r\u00e9f\u00e9rence de l\u2019Ordre<\/h2>\n            <\/div>\n\n    <div class=\"content-section\" aria-hidden=\"false\">\n        <div class=\"acf-innerblocks-container\">\n\n<div class=\"resource-grid has-fade-in-up\" role=\"grid\" aria-label=\"Resource Grid\">\n    \n\n<a \n    href=\"https:\/\/www.coto.org\/resources\/standard-for-consent-2023\/normes-de-consentement-2023\/\" \n        class=\"resource-link resource-item \" \n    aria-label=\"Normes de consentement, 2023 \"\n>\n    <div class=\"card-header\">\n        <!-- Resource Types -->\n       <div class=\"resource-types\">\n            <div class=\"resource-type-item\">\n                                                            <img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"22\" height=\"24\" src=\"https:\/\/www.coto.org\/wp-content\/uploads\/2024\/12\/Standards.svg\" class=\"attachment-full size-full\" alt=\"Standards Icon\" aria-hidden=\"true\" \/>                                                                <span>Standards<\/span>\n                                                <\/div>\n        <\/div>\n\n        <!-- Resource Languages -->\n                            <div class=\"resource-languages\">\n                                                        <button \n                        class=\"resource-language-item\"\n                        data-language-url=\"https:\/\/www.coto.org\/resources\/standard-for-consent-2023\/\"\n                        data-external=\"false\"\n                        onclick=\"window.resourceCardHandlers.handleLanguageClick(event, this)\" \n                        aria-label=\"Go to resource in EN - Standard for Consent, 2023\"\n                        title=\"Standard for Consent, 2023\"\n                    >\n                        EN                    <\/button>\n                            <\/div>\n                \n\n        <!-- External Resource Indicator -->\n                <!-- File Resource Indicator -->\n            <\/div>\n\n    <div class=\"card-title\">\n        <!-- Resource Title -->\n        <h3>Normes de consentement, 2023<\/h3>\n    <\/div>\n\n    <!-- Resource Topics -->\n    <!-- <div class=\"card-footer\">\n                    <div class=\"resource-topics\">\n                                    <span class=\"resource-topic-item\">\n                        Competencies &amp; Standards                    <\/span>\n                            <\/div>\n            <\/div> -->\n\n<\/a>\n\n\n\n\n<script>\n    \/\/ Initialize the global handler object if it doesn't exist\n    if (typeof window.resourceCardHandlers === 'undefined') {\n        window.resourceCardHandlers = {\n            handleLanguageClick: function(event, element) {\n                event.preventDefault();\n                event.stopPropagation();\n                const url = element.getAttribute('data-language-url');\n                const isExternal = element.getAttribute('data-external') === 'true';\n                \n                if (url) {\n                    if (isExternal) {\n                        window.open(url, '_blank', 'noopener,noreferrer');\n                    } else {\n                        window.location.href = url;\n                    }\n                }\n            }\n        };\n    }\n<\/script>\n\n<a \n    href=\"https:\/\/www.coto.org\/resources\/standard-for-the-supervision-of-students-and-occupational-therapy-assistants-2023\/normes-de-supervision-des-etudiants-en-ergotherapie-et-des-aides-ergotherapeutes-2023\/\" \n        class=\"resource-link resource-item \" \n    aria-label=\"Normes de supervision des \u00e9tudiants en ergoth\u00e9rapie et des aides-ergoth\u00e9rapeutes, 2023 \"\n>\n    <div class=\"card-header\">\n        <!-- Resource Types -->\n       <div class=\"resource-types\">\n            <div class=\"resource-type-item\">\n                                                            <img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"22\" height=\"24\" src=\"https:\/\/www.coto.org\/wp-content\/uploads\/2024\/12\/Standards.svg\" class=\"attachment-full size-full\" alt=\"Standards Icon\" aria-hidden=\"true\" \/>                                                                <span>Standards<\/span>\n                                                <\/div>\n        <\/div>\n\n        <!-- Resource Languages -->\n                            <div class=\"resource-languages\">\n                                                        <button \n                        class=\"resource-language-item\"\n                        data-language-url=\"https:\/\/www.coto.org\/resources\/standard-for-the-supervision-of-students-and-occupational-therapy-assistants-2023\/\"\n                        data-external=\"false\"\n                        onclick=\"window.resourceCardHandlers.handleLanguageClick(event, this)\" \n                        aria-label=\"Go to resource in EN - Standard for the Supervision of Students and Occupational Therapy Assistants, 2023\"\n                        title=\"Standard for the Supervision of Students and Occupational Therapy Assistants, 2023\"\n                    >\n                        EN                    <\/button>\n                            <\/div>\n                \n\n        <!-- External Resource Indicator -->\n                <!-- File Resource Indicator -->\n            <\/div>\n\n    <div class=\"card-title\">\n        <!-- Resource Title -->\n        <h3>Normes de supervision des \u00e9tudiants en ergoth\u00e9rapie et des aides-ergoth\u00e9rapeutes, 2023<\/h3>\n    <\/div>\n\n    <!-- Resource Topics -->\n    <!-- <div class=\"card-footer\">\n                    <div class=\"resource-topics\">\n                                    <span class=\"resource-topic-item\">\n                        Competencies &amp; Standards                    <\/span>\n                            <\/div>\n            <\/div> -->\n\n<\/a>\n\n\n\n\n<script>\n    \/\/ Initialize the global handler object if it doesn't exist\n    if (typeof window.resourceCardHandlers === 'undefined') {\n        window.resourceCardHandlers = {\n            handleLanguageClick: function(event, element) {\n                event.preventDefault();\n                event.stopPropagation();\n                const url = element.getAttribute('data-language-url');\n                const isExternal = element.getAttribute('data-external') === 'true';\n                \n                if (url) {\n                    if (isExternal) {\n                        window.open(url, '_blank', 'noopener,noreferrer');\n                    } else {\n                        window.location.href = url;\n                    }\n                }\n            }\n        };\n    }\n<\/script><\/div>\n<\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<div class=\"content-section-block has-fade-in-up  align wp-block-acf-content-section\" id=\"section-ressources\">\n    <div class=\"section-header \">\n        <h2>Ressources<\/h2>\n            <\/div>\n\n    <div class=\"content-section\" aria-hidden=\"false\">\n        <div class=\"acf-innerblocks-container\">\n\n<p><em>Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la sant\u00e9<\/em>, Loi de l\u2019Ontario (2004, chap.&nbsp;3, Ann. A). Extrait du site Web du gouvernement de l\u2019Ontario:&nbsp;<a href=\"http:\/\/www.ontario.ca\/fr\/lois\/loi\/04p03\">www.ontario.ca\/fr\/lois\/loi\/04p03<\/a><\/p>\n\n<\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n\n\n<p><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"","protected":false},"author":3,"featured_media":0,"parent":1310,"menu_order":0,"template":"","meta":{"_acf_changed":false,"advanced_seo_description":"","jetpack_seo_html_title":"","jetpack_seo_noindex":false,"footnotes":""},"resource-audience":[19,17],"resource-topic":[29,33],"resource-type":[13],"class_list":["post-3155","resource","type-resource","status-publish","hentry","resource-audience-employers","resource-audience-registrants","resource-topic-competencies-standards","resource-topic-record-keeping","resource-type-standards"],"acf":[],"jetpack_sharing_enabled":true,"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.coto.org\/wp-json\/wp\/v2\/resource\/3155","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.coto.org\/wp-json\/wp\/v2\/resource"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.coto.org\/wp-json\/wp\/v2\/types\/resource"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.coto.org\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3"}],"version-history":[{"count":4,"href":"https:\/\/www.coto.org\/wp-json\/wp\/v2\/resource\/3155\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":3625,"href":"https:\/\/www.coto.org\/wp-json\/wp\/v2\/resource\/3155\/revisions\/3625"}],"up":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.coto.org\/wp-json\/wp\/v2\/resource\/1310"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.coto.org\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=3155"}],"wp:term":[{"taxonomy":"resource-audience","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.coto.org\/wp-json\/wp\/v2\/resource-audience?post=3155"},{"taxonomy":"resource-topic","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.coto.org\/wp-json\/wp\/v2\/resource-topic?post=3155"},{"taxonomy":"resource-type","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.coto.org\/wp-json\/wp\/v2\/resource-type?post=3155"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}