{"id":3307,"date":"2019-05-10T19:27:06","date_gmt":"2019-05-10T23:27:06","guid":{"rendered":"https:\/\/live-coto.pantheonsite.io\/?post_type=resource&#038;p=3307"},"modified":"2025-01-06T11:14:05","modified_gmt":"2025-01-06T16:14:05","slug":"dresser-un-plan-de-releve-pour-les-dossiers-de-clients","status":"publish","type":"resource","link":"https:\/\/www.coto.org\/resources\/succession-planning-for-client-records\/dresser-un-plan-de-releve-pour-les-dossiers-de-clients\/","title":{"rendered":"Dresser un plan de rel\u00e8ve pour les dossiers de clients"},"content":{"rendered":"\n\n<div class=\"content-section-block has-fade-in-up  align wp-block-acf-content-section\" id=\"section-contexte\">\n    <div class=\"section-header \">\n        <h2>Contexte<\/h2>\n            <\/div>\n\n    <div class=\"content-section\" aria-hidden=\"false\">\n        <div class=\"acf-innerblocks-container\">\n\n<p>Marina est une ergoth\u00e9rapeute en cabinet priv\u00e9 qui fournit des services de psychoth\u00e9rapie \u00e0 ses clients. Elle travaille depuis un cabinet \u00e0 sa r\u00e9sidence et est d\u00e9positaire de renseignements sur la sant\u00e9 des dossiers de ses clients. Marina travaille au priv\u00e9 depuis sept ans. Elle conna\u00eet l\u2019exigence \u00e9tablie dans les <a href=\"https:\/\/www.coto.org\/resources\/standard-for-record-keeping-2023\/normes-de-tenue-des-dossiers-2023\/\" data-type=\"resource\" data-id=\"3155\">Normes de tenue des dossiers<\/a> selon laquelle elle doit conserver les dossiers des clients de fa\u00e7on s\u00e9curitaire pendant dix ans. Elle conserve les dossiers dans un classeur verrouill\u00e9 dans son cabinet \u00e0 sa r\u00e9sidence. Marina est la seule personne ayant acc\u00e8s au cabinet et elle en verrouille l\u2019acc\u00e8s tous les jours apr\u00e8s le d\u00e9part du dernier client.<br><br>Un jour, Marina discute avec son amie, qui est \u00e9galement ergoth\u00e9rapeute en cabinet priv\u00e9. Son amie lui parle de probl\u00e8mes de sant\u00e9 dont elle souffre depuis un certain temps. Elle confie \u00e0 Marina qu\u2019en raison du pronostic de sa maladie, elle ignore pendant combien longtemps elle pourra continuer de travailler. L\u2019amie de Marina a demand\u00e9 conseil \u00e0 un avocat et \u00e0 un comptable. De plus, elle a appel\u00e9 l\u2019Ordre pour discuter d\u2019\u00e9ventuelles consid\u00e9rations li\u00e9es \u00e0 son cabinet.<br><br>Son amie discute de son plan de rel\u00e8ve avec Marina et lui apprend qu\u2019elle devra nommer un successeur responsable de ses dossiers. Marina reconna\u00eet ne pas avoir beaucoup song\u00e9 \u00e0 un plan de rel\u00e8ve et ne sait pas exactement qui peut agir comme successeur.<\/p>\n\n<\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<div class=\"content-section-block has-fade-in-up  align wp-block-acf-content-section\" id=\"section-considerations\">\n    <div class=\"section-header \">\n        <h2>Consid\u00e9rations<\/h2>\n            <\/div>\n\n    <div class=\"content-section\" aria-hidden=\"false\">\n        <div class=\"acf-innerblocks-container\">\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Marina se rend sur le site Web de l\u2019Ordre et examine les <a href=\"https:\/\/www.coto.org\/resources\/standard-for-record-keeping-2023\/normes-de-tenue-des-dossiers-2023\/\" data-type=\"resource\" data-id=\"3155\">Normes de tenue des dossiers<\/a>. Elle constate que la norme 8 porte sur le \u00ab D\u00e9part d\u2019un membre inscrit \u00bb.<\/li>\n\n\n\n<li>L\u2019indicateur du rendement 8.1 pr\u00e9voit que l\u2019ergoth\u00e9rapeute \u00ab dressera et, lorsque cela est appropri\u00e9, mettra en \u0153uvre un plan pour g\u00e9rer les dossiers de ses clients dans le cas d\u2019un d\u00e9part pr\u00e9vu ou impr\u00e9vu de sa pratique afin de s\u2019assurer que ses clients continuent d\u2019avoir acc\u00e8s \u00e0 leurs dossiers. Le plan peut comprendre la conservation et l\u2019entreposage s\u00e9curitaires des documents, ou leur transfert \u00e0 une autre personne qui est Dresser un plan de rel\u00e8ve pour les dossiers de clients Mai 2019 Ordre des ergoth\u00e9rapeutes de l\u2019Ontario 2 l\u00e9galement autoris\u00e9e \u00e0 garder ces dossiers ou au d\u00e9positaire de renseignements sur la sant\u00e9 qui lui succ\u00e8de, conform\u00e9ment aux dispositions de la LPRPS \u00bb.<\/li>\n\n\n\n<li>Marina appelle <a href=\"https:\/\/www.coto.org\/registrants\/practice-support\/\" data-type=\"page\" data-id=\"1290\">le service de ressources sur l\u2019exercice de la profession<\/a> de l\u2019Ordre, qui lui sugg\u00e8re de consulter <a href=\"https:\/\/www.ipc.on.ca\/en?lang=fr\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/www.ipc.on.ca\/en?lang=fr\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">le site Web du Commissaire \u00e0 l\u2019information et \u00e0 la protection de la vie priv\u00e9e de l\u2019Ontario (CIPVP)<\/a>. Elle est orient\u00e9e vers trois autres ressources sur les<br>plans de rel\u00e8ve (\u00e9num\u00e9r\u00e9es dans les r\u00e9f\u00e9rences ci-dessous).<\/li>\n<\/ul>\n\n<\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<div class=\"content-section-block has-fade-in-up  align wp-block-acf-content-section\" id=\"section-resultat\">\n    <div class=\"section-header \">\n        <h2>R\u00e9sultat<\/h2>\n            <\/div>\n\n    <div class=\"content-section\" aria-hidden=\"false\">\n        <div class=\"acf-innerblocks-container\">\n\n<p>Comme elle est en cabinet priv\u00e9 et d\u00e9positaire de renseignements sur la sant\u00e9, Marina \u00e9tablit qu\u2019elle doit dresser un plan de rel\u00e8ve pour les dossiers de ses clients. Elle examine les ressources du CIPVP et trouve ce qui suit :<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Son plan de rel\u00e8ve doit nommer une personne qui, pendant le transfert des dossiers, sera responsable de pr\u00e9server la s\u00e9curit\u00e9 des dossiers, de r\u00e9pondre aux demandes d\u2019acc\u00e8s \u00e0 l\u2019information des clients, de conclure avec des mandataires (comme une Soci\u00e9t\u00e9 d\u2019entreposage de documents) des ententes \u00e9tablissant leurs obligations relativement aux dossiers et informer les clients du transfert.<\/li>\n\n\n\n<li>Elle remarque qu\u2019elle ne peut transf\u00e9rer les dossiers qu\u2019\u00e0 un successeur qui est d\u00e9j\u00e0 d\u00e9positaire de renseignements sur la sant\u00e9.<\/li>\n\n\n\n<li>Si elle a recours \u00e0 une Soci\u00e9t\u00e9 d\u2019entreposage de documents pour conserver, transf\u00e9rer ou \u00e9liminer des dossiers de sant\u00e9, cette Soci\u00e9t\u00e9 devient un \u00ab mandataire \u00bb, et Marina demeure d\u00e9positaire des renseignements sur la sant\u00e9.<\/li>\n\n\n\n<li>Elle doit examiner et mettre \u00e0 jour le plan de fa\u00e7on r\u00e9guli\u00e8re et lorsqu\u2019un changement de circonstances se r\u00e9percuterait sur le transfert des dossiers \u00e0 un successeur.<\/li>\n<\/ul>\n\n<\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<div class=\"content-section-block has-fade-in-up  align wp-block-acf-content-section\" id=\"section-discussion\">\n    <div class=\"section-header \">\n        <h2>Discussion<\/h2>\n            <\/div>\n\n    <div class=\"content-section\" aria-hidden=\"false\">\n        <div class=\"acf-innerblocks-container\">\n\n<p>Les ergoth\u00e9rapeutes qui sont d\u00e9positaires de renseignements sur la sant\u00e9 doivent \u00e9tablir un plan de gestion pour les dossiers de leurs clients en cas d\u2019arr\u00eat pr\u00e9vu ou impr\u00e9vu de leurs activit\u00e9s, par exemple, une d\u00e9mission, une r\u00e9vocation d\u2019inscription, un d\u00e9c\u00e8s, une invalidit\u00e9 ou un cong\u00e9 prolong\u00e9.<\/p>\n\n<\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<div class=\"content-section-block has-fade-in-up  align wp-block-acf-content-section\" id=\"section-references\">\n    <div class=\"section-header \">\n        <h2>R\u00e9f\u00e9rences<\/h2>\n            <\/div>\n\n    <div class=\"content-section\" aria-hidden=\"false\">\n        <div class=\"acf-innerblocks-container\">\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><a href=\"https:\/\/www.coto.org\/resources\/standard-for-record-keeping-2023\/normes-de-tenue-des-dossiers-2023\/\" data-type=\"resource\" data-id=\"3155\">Normes de tenue des dossiers<\/a><\/li>\n\n\n\n<li>Commissaire \u00e0 l\u2019information et \u00e0 la protection de la vie priv\u00e9e de l\u2019Ontario Dresser un plan de rel\u00e8ve pour les dossiers de clients Mai 2019 Ordre des ergoth\u00e9rapeutes de l\u2019Ontario 3\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><a href=\"https:\/\/www.ipc.on.ca\/sites\/default\/files\/legacy\/2019\/04\/fs-health-abandoned_rec-f.pdf\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/www.ipc.on.ca\/sites\/default\/files\/legacy\/2019\/04\/fs-health-abandoned_rec-f.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Feuille-info \u2013 Un plan de rel\u00e8ve peut contribuer \u00e0 pr\u00e9venir l\u2019abandon de dossiers<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.ipc.on.ca\/wp-content\/uploads\/2016\/08\/abandonedrec-guide-f.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Comment \u00e9viter l\u2019abandon de dossiers : Lignes directrices sur le traitement des renseignements personnels sur la sant\u00e9 en cas de changement dans les activit\u00e9s d\u2019un d\u00e9positaire<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.ipc.on.ca\/wp-content\/uploads\/2016\/08\/Checklist.pdf\" data-type=\"link\" data-id=\"https:\/\/www.ipc.on.ca\/wp-content\/uploads\/2016\/08\/Checklist.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Liste de v\u00e9rification <\/a>\u00e0 l\u2019intention des mandataires de remseignements sur la sant\u00e9 en cas<br>de changement pr\u00e9vu ou impr\u00e9vu dans la pratique (disponible en anglais seulement)<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n\n<\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<div class=\"content-section-block has-fade-in-up  align wp-block-acf-content-section\" id=\"section-pour-plus-dinformation\">\n    <div class=\"section-header \">\n        <h2>Pour plus d\u2019information<\/h2>\n            <\/div>\n\n    <div class=\"content-section\" aria-hidden=\"false\">\n        <div class=\"acf-innerblocks-container\">\n\n<p>Pour toute question sur ce cas ou pour sugg\u00e9rer des sujets pour des cas futurs, communiquez avec le Service de ressources sur l\u2019exercice de la profession au 1&nbsp;800&nbsp;890-6570\/416&nbsp;214-1177, poste 240, ou&nbsp;<a href=\"mailto:practice@coto.org\">practice@coto.org(opens default email app)<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<p>Vous voulez lire d\u2019autres cas?&nbsp;<a href=\"https:\/\/visitor.constantcontact.com\/manage\/optin?v=001bbYz45KucXpc_YIcZ2xhpPz6lsklXAq5v9HWn3KReFSivSHLAI9neMr0IlPBcPDwgx0Lnpo4IQOYA3Y_6QXPU2Ub0tgMoMqzAeW-cHxJJHZLYBz7xvl6LXEQa-aACtDzDGA_DpWuS79GlGLBkhQlFHVtIZkWn3tC56_lzpi_gsu-ViMJNHhiox8dArvYrAkpc2KIe7b5Sl2vDGFasn1mmIZG_WhmKvgJZ_liq4bjd43rk9se6yKr3wBD2iBCCivGFTT2WX_AYrnxP3fyCFMN39KRhSutKjR2Y-G_zGpbfFA%3D\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Inscrivez-vous(opens in a new tab)<\/a>&nbsp;et recevez les cas lorsqu\u2019ils sont publi\u00e9s.<\/p>\n\n<\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n\n\n<p><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"","protected":false},"author":3,"featured_media":0,"parent":2158,"menu_order":0,"template":"","meta":{"_acf_changed":false,"advanced_seo_description":"","jetpack_seo_html_title":"","jetpack_seo_noindex":false,"footnotes":""},"resource-audience":[19,17],"resource-topic":[33],"resource-type":[6],"class_list":["post-3307","resource","type-resource","status-publish","hentry","resource-audience-employers","resource-audience-registrants","resource-topic-record-keeping","resource-type-case-studies"],"acf":[],"jetpack_sharing_enabled":true,"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.coto.org\/wp-json\/wp\/v2\/resource\/3307","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.coto.org\/wp-json\/wp\/v2\/resource"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.coto.org\/wp-json\/wp\/v2\/types\/resource"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.coto.org\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/www.coto.org\/wp-json\/wp\/v2\/resource\/3307\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":3315,"href":"https:\/\/www.coto.org\/wp-json\/wp\/v2\/resource\/3307\/revisions\/3315"}],"up":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.coto.org\/wp-json\/wp\/v2\/resource\/2158"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.coto.org\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=3307"}],"wp:term":[{"taxonomy":"resource-audience","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.coto.org\/wp-json\/wp\/v2\/resource-audience?post=3307"},{"taxonomy":"resource-topic","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.coto.org\/wp-json\/wp\/v2\/resource-topic?post=3307"},{"taxonomy":"resource-type","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.coto.org\/wp-json\/wp\/v2\/resource-type?post=3307"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}